AeternDocu – Datenschutzerklärung

 

AeternDocu – Lévai István
Am Bründlhof 22
D-85456 Wartenberg
Webseite: www.aeterndocu.com
E-Mail: info@aeterndocu.com

 

1. Allgemeine Informationen

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie AeternDocu personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Webseite, der Kontaktaufnahme, der Übermittlung von Dokumenten und der Erbringung unserer Dienstleistungen verarbeitet.
Personenbezogene Daten werden gemäß den Vorgaben der DSGVO rechtskonform, transparent und sicher verarbeitet.
Der Zweck der Datenverarbeitung ist ausschließlich die Erbringung unserer Dienstleistungen, die Kundenkommunikation sowie die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

 

2. Verantwortlicher

Lévai István (AeternDocu)
Am Bründlhof 22, D-85456 Wartenberg
info@aeterndocu.com

 

3. Umfang der verarbeiteten Daten

3.1. Daten bei Kontaktaufnahme

• Name

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer (falls angegeben)

• Inhalt der Nachricht

3.2. Daten im Rahmen der Dienstleistung

• Kundendaten (Name/Firmenname, Adresse, Kontaktdaten)

• Rechnungsdaten

• Inhalt der übergebenen Dokumente

• Metadaten zu Arbeitsprozessen (z. B. Dateiname, Seitenzahl, Dateityp)

Die Daten der Dokumente werden ausschließlich in dem Umfang verarbeitet, der zur Erfüllung des Auftrags notwendig ist.

3.3. Online-Systeme (Synology, gesicherte Uploads)

Technisch notwendige Daten:

• IP-Adresse

• Zeitpunkt der Verbindung

• Dateigröße, Dateiname bei Uploads

• Verwaltung individueller, passwortgeschützter Upload-Links

3.4. Webseitentechnische Daten (Wix)

Die Webseite wird auf Wix.com Ltd. betrieben. Wix verarbeitet automatisch:

• IP-Adresse

• Browser- und Gerätedaten

• Seitenbesuche

• Technische Cookies

Wix-Datenzentren befinden sich in Israel und den USA.
Wix verfügt über eine DSGVO-konforme Zertifizierung.

3.5. Freiwillig bereitgestellte Daten

Alle weiteren Daten, die der Kunde freiwillig per E-Mail, Telefon oder persönlich übermittelt.

 

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

4.1. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

• Verarbeitung der Dokumente, Digitalisierung, Auftragsbearbeitung

• Kundenkommunikation

• Erfüllung der vereinbarten Leistungen

4.2. Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

• Aufbewahrung von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten gemäß deutschem Steuerrecht (10 Jahre)

4.3. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

• Betrieb und Sicherheit der Webseite und IT-Systeme

• Protokollierung von Systemfehlern und Sicherheitsereignissen

• Verhinderung von Missbrauch

4.4. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

• Wird nur angewendet, wenn der Kunde freiwillig Daten übermittelt, die für die Vertragserfüllung nicht notwendig sind.

• Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung berührt wird.

 

5. Datensicherheit

AeternDocu gewährleistet die Sicherheit personenbezogener Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen:

• TLS/HTTPS-Verschlüsselung bei allen Datenübertragungen

• Verschlüsselte Synology-Server in Deutschland

• Zugriffsbeschränkungen: nur autorisierte Personen

• Passwortgeschützte Upload-Oberflächen

• Regelmäßige Sicherheitsupdates

• Firewall, Netzwerkschutz, Brute-Force-Abwehr

• Datensicherung und Schutz vor Datenverlust

Die Dokumente sind für Dritte nicht zugänglich.

 

6. Online-Dateiübermittlung (gesicherter Synology-Upload)

AeternDocu stellt eine sichere, passwortgeschützte Upload-Möglichkeit bereit.

• Dateien werden in Deutschland / Europa auf Servern gespeichert

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS)

• Zugriff ausschließlich für AeternDocu

• Dateien werden nach Auftragsabschluss gelöscht, außer der Kunde wünscht anderes

Auf der Webseite selbst gibt es keine allgemeine Upload-Funktion.

Zukünftige, neue Upload-Systeme werden in der Datenschutzerklärung ergänzt.

 

7. Datenweitergabe

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer wenn:

• gesetzlich vorgeschrieben,

• für die Vertragserfüllung notwendig (z. B. Buchhaltung),

• der Kunde ausdrücklich eingewilligt hat.

Marketingzwecke erfolgen nicht.

 

8. Speicherdauer

• Kontaktdaten: bis Abschluss der Bearbeitung

• Vertrags- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (deutsches Steuerrecht)

• Übermittelte Dokumente: nach Auftragsabschluss gelöscht, sofern nicht anders vom Kunden gewünscht

 

9. Rechte der betroffenen Person

Der Kunde hat das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten

• Berichtigung

• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

• Widerspruch gegen die Verarbeitung

• Einschränkung der Verarbeitung

• Datenübertragbarkeit

• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

 

10. Widerruf von Einwilligungen

Einwilligungen können jederzeit per E-Mail an info@aeterndocu.com widerrufen werden.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung.

 

11. Webseiten-spezifische Informationen (Wix)

Die Webseite wird von Wix.com Ltd. betrieben.
Wix verarbeitet technische Daten und verwendet Cookies für den Betrieb der Seite.
Datenzentren in Israel und den USA.
DSGVO-konform und zertifiziert.

 

12. Kontakt bei Fragen zum Datenschutz

info@aeterndocu.com​