AeternDocu

Im Laufe der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens entstehen zahlreiche Dokumente.
Verträge, Rechnungen, unterzeichnete Unterlagen, Transport- und Übergabedokumente.

 

Diese liegen in der Regel in Papierform vor und werden in Ordnern oder Kartons aufbewahrt.

 

Ziel der Verarbeitung ist es, diese Unterlagenspäter einfacher und schneller verfügbar zu machen.

 

In digitaler Form kann ein Dokument von einem Computer aus, über das interne Bürosystem oder auch aus der Ferne – über einen Cloud-Dienst oder ein eigenes NAS-System – innerhalb weniger Sekunden gefunden, weitergeleitet oder erneut verwendet werden.

 

Ein wiederholtes Heraussuchen aus Ordnern oder Kartons, erneutes Kopieren oder Scannen sowie das separate Weiterleiten an Kunden oder Geschäftspartner entfällt.

 

Dabei handelt es sich in erster Linie um eine Frage der Übersichtlichkeit und Effizienz.

 

AeternDocu bietet hierfür eine strukturierte Lösung.

 

Die aktuell genutzten Dokumente stehen digitalisiert, archiviert und recherchierbar zur Verfügung.
In einer einheitlichen Ordnerstruktur mit klarer und konsistenter Dateibenennung.

 

Unterzeichnete Dokumente und Transportunterlagen werden in einer Qualität digitalisiert, bei der alle relevanten Inhalte klar und gut erkennbar bleiben.

 

Die aufbereiteten Dokumente werden geordnet nach Projekten, Kunden oder Zeiträumen in strukturierter Form übergeben.

 

Ältere, zu archivierende Unterlagen können nach der Digitalisierung aufbewahrt oder gegebenenfalls vernichtet werden.
Über den weiteren Verbleib der papierbasierten Originale entscheidet der Auftraggeber in jedem Fall selbst.

 

Sollte ein Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut benötigt werden, steht es in digitaler Form zur Verfügung.

 

Wobei wir unterstützen?

AeternDocu erstellt aus den Unternehmensdokumenten
eine übersichtliche und gut nutzbare digitale Dokumentenstruktur.

• Digitalisierung unterzeichneter Dokumente,

• Verarbeitung von Transport- und Übergabeunterlagen,

• Archivierung von Verträgen und zugehörigen Anlagen,

• Strukturierung von Rechnungen und administrativen Unterlagen,

• Vereinheitlichung und Durchsuchbarmachung gescannter Dokumente,

• Aufbau eines klaren Dateibenennungs- und Ordnersystems,

• Technische Aufbereitung und Absicherung von PDF-Dateien.

 

Das Ergebnis ist eine strukturierte Dokumentenablage, die im täglichen Betrieb Zeit und Aufwand reduziert.

 

Ablauf

1. Übergabe der Unterlagen
Übergabe der Dokumente in papierbasierter oder digitaler Form.

2. Verarbeitung und Strukturierung
Digitalisierung, Archivierung und
Strukturierung nach vorab abgestimmten Kriterien.

3. Übergabe
Bereitstellung der verarbeiteten Dokumente
in übersichtlicher und gut nutzbarer Form.

 

Planbarer Ablauf. Vorher definiertes Ergebnis.

 

Preise und Details

Die Leistungen von AeternDocu werden projektbasiert angeboten.
Die Preise sind transparent und im Voraus festgelegt, ohne seiten- oder minutengenaue Abrechnung.

 

Der endgültige Projektpreis wird in jedem Fall auf Basis des Dokumentenumfangs
und des gewünschten Verarbeitungsumfangs festgelegt – vor Beginn der Umsetzung.

 

Detaillierte Informationen finden Sie auf den jeweiligen Leistungsseiten:
AeternScan, AeternPrint, AeternConvert, AeternPDF.

 

Sollte nicht eindeutig sein, welche Lösung zum jeweiligen Unternehmensbedarf passt, wird die passende Vorgehensweise gemeinsam festgelegt.