AeternDocu

Kurzer Überblick

• Kontaktaufnahme

• Abstimmung

• Übergabe der Unterlagen / Datenübermittlung

• Projektstart

• Verarbeitung

• Übergabe der Ergebnisse

Detaillierter Ablauf der Zusammenarbeit

 

1. Kontaktaufnahme

Die Zusammenarbeit beginnt mit einer Kontaktaufnahme per E-Mail. In diesem Schritt müssen noch nicht alle Details geklärt werden, sondern lediglich die Art der Aufgabe und die Art der Dokumente. Die Kontaktaufnahme allein stellt keine Beauftragung dar und begründet noch kein Vertragsverhältnis.

Die Kontaktaufnahme und Abstimmung stellen keine Beauftragung dar und begründen noch kein Vertragsverhältnis. Eine Verpflichtung entsteht ausschließlich dann, wenn die Projektparameter final festgelegt, der Projektpreis schriftlich bestätigt und die vereinbarte Anzahlung eingegangen ist.
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2. Abstimmung

Nach der Kontaktaufnahme erfolgt eine Abstimmung, in deren Rahmen:

• die passende Dienstleistung festgelegt wird,

• Umfang und Anforderungen geklärt werden,

• der Projektrahmen definiert wird.

Die Abstimmung erfolgt in der Regel per E-Mail, bei Bedarf auch persönlich.

 

3. Übergabe der Unterlagen

Nach der Abstimmung übergibt der Kunde die für die Verarbeitung erforderlichen Unterlagen.

Die Übergabe kann erfolgen:

• persönlich (ausschließlich nach vorheriger Abstimmung),

• per Post,

• digital über einen Upload-Link
  (insbesondere bei AeternPDF, AeternPrint und AeternConvert).

Ein Projekt gilt als vollständig übergeben, sobald alle erforderlichen Unterlagen vorliegen oder der Kunde die Übergabe ausdrücklich als abgeschlossen bestätigt. Vorbereitung und Verarbeitung der Dokumente. Die Verarbeitung der Dokumente erfolgt in der Form und Reihenfolge, in der sie vom Kunden übergeben werden.

AeternDocu führt keine inhaltliche Sortierung, Auswahl, Interpretation, rechtliche Prüfung oder fachliche Bewertung durch, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich technischer Natur.

Das bedeutet:

• gemeinsam übergebene Dokumente werden als eine Datei verarbeitet,

• getrennt übergebene Dokumente werden als separate Dateien verarbeitet,

• Reihenfolge und Struktur der Übergabe
  entsprechen dem digitalen Ergebnis.

Wünscht der Kunde eine abweichende Struktur, sind die Unterlagen entsprechend vorbereitet und sortiert zu übergeben.

 

4. Erreichbarkeit und persönliche Übergabe

AeternDocu ist ein lokal tätiger Service.
Persönliche Übergaben und Abholungen erfolgen ausschließlich nach vorheriger Abstimmung.

Adresse für Übergabe und Abholung:
Am Bründlhof 22, 85456 Wartenberg

Ein persönliches Erscheinen ist nur nach vorheriger Terminvereinbarung möglich.

 

5. Zeiten für die Unterlagenübergabe

Eine persönliche Übergabe ist nach vorheriger Abstimmung zu folgenden Zeiten möglich:

• Montag–Donnerstag: 16:00–18:00

• Freitag: 10:00–12:00

• Samstag: ausschließlich nach vorheriger Abstimmung

Diese Zeitfenster dienen einer reibungslosen Übergabe und Abstimmung.

 

6. Zahlung und Projektstart

Der Projektstart ist an die Zahlung einer Anzahlung (Projektstartgebühr) gebunden.

Die Höhe der Anzahlung berechnet sich nach folgender Formel:

Anzahlung = (endgültiger Projektpreis − Preis der jeweiligen Basisleistung) / 2, maximal jedoch 50 €.

Die Anzahlung wird auf den endgültigen Projektpreis angerechnet.

Der endgültige Projektpreis wird nach vollständiger Übergabe der Unterlagen und Festlegung des Projektumfangs vor Beginn der Verarbeitung verbindlich festgelegt.

Die Verarbeitung beginnt nach Eingang der Anzahlung. Ein Vertrag kommt zustande, sobald die Projektparameter final abgestimmt, vom Kunden schriftlich bestätigt und die Anzahlung eingegangen ist.

 

Rücktritt von der Verarbeitung

Der Kunde kann vor oder nach Beginn der Verarbeitung vom Projekt zurücktreten.

Die Anzahlung (Projektstartgebühr) wird nicht zurückerstattet, unabhängig davon, ob die Verarbeitung technisch bereits begonnen hat oder nicht. Die Anzahlung deckt die Kosten für Projektvorbereitung,
administrative Tätigkeiten sowie die Reservierung der erforderlichen Ressourcen ab.

Als Beginn der Verarbeitung gilt die Erstellung der administrativen und technischen Projektstruktur.

 

7. Frist für die Übergabe und Projektfreigabe

Nach Zahlung der Anzahlung stehen dem Kunden 30 Kalendertage zur Verfügung, um sämtliche für die Verarbeitung erforderlichen Unterlagen zu übergeben.

Die Unterlagen können innerhalb dieses Zeitraums auch in mehreren Teilschritten eingereicht werden.

Die Verarbeitung beginnt erst, wenn der Kunde schriftlich bestätigt hat, dass alle Unterlagen vollständig übergeben wurden und das Projekt freigegeben ist.

 

8. Prüfung und Vorbereitung

Vor Beginn der Verarbeitung werden die eingegangenen Unterlagen einer grundlegenden technischen Prüfung und Vorbereitung unterzogen. Dies stellt sicher, dass die weitere Verarbeitung geordnet, sicher
und innerhalb der vereinbarten Rahmenbedingungen erfolgt.

Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit und den Inhalt der übergebenen Unterlagen verantwortlich.

 

9. Verarbeitung und Bearbeitungszeit

Die Verarbeitung erfolgt gemäß der gewählten Dienstleistung und den festgelegten Projektbedingungen.

Die Fertigstellung eines Projekts dauert in der Regel 2–3 Werktage nach Eingang der Anzahlung. Die tatsächliche Bearbeitungszeit kann je nach Umfang und Komplexität variieren, worüber im Rahmen der Abstimmung informiert wird.

 

10. Übergabe der Ergebnisse

Die Übergabe der fertigen Ergebnisse erfolgt digital oder in zuvor abgestimmter Form.

Die Übergabe digitaler Ergebnisse erfolgt gemäß der auf der Website ausgewiesenen Preisstruktur. Eine Übergabe auf physischen Datenträgern ist optional und separat kostenpflichtig. Vor der Übergabe erfolgt eine Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den vereinbarten technischen Anforderungen entsprechen.

Originale papierbasierte Dokumente werden nach Abschluss der Verarbeitung persönlich oder auf abgestimmtem Weg zurückgegeben.

 

Zusammenfassung

• Kontaktaufnahme

• Abstimmung

• Übergabe der Unterlagen / Datenübermittlung

• Zahlung der Anzahlung

• Beginn der Verarbeitung

• Verarbeitung

• Übergabe der Ergebnisse

• Ausgleich des Restbetrags

 

Die Kontaktaufnahme zur unverbindlichen Projektabstimmungerfolgt per E-Mail.
info@aeterndocu.com

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Die Verarbeitung personenbezogener Daten und Dokumente erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen (DSGVO).
Detaillierte Informationen finden sich auf der Seite Datenschutz.

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