AeternDocu

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Zusammenarbeit werden folgende Datenarten verarbeitet:

• Kontaktdaten des Kunden
  (Name, Erreichbarkeit, Kommunikationsdaten),

• vom Kunden übergebene papierbasierte Dokumente,

• daraus erzeugte digitale Dateien,

• während der Verarbeitung entstehende Zwischen- und Enddateien,

• technische Metadaten
  (z. B. Dateiname, Dateityp, Seitenanzahl, Verarbeitungsstatus).

 

Die Datenverarbeitung erfolgt nicht zu Marketingzwecken, es findet keine Profilbildung statt,
und es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

 

Datenzustände während der Verarbeitung

Da die Verarbeitung in mehreren Schritten erfolgen kann, werden drei klar voneinander abgegrenzte Datenzustände definiert.

 

RAW-Daten (Ausgangszustand)

Als RAW-Daten gelten alle Materialien,

• die der Kunde zur Verarbeitung übergibt
  (papierbasierte Dokumente oder digitale Dateien),

• sowie daraus erzeugte reine, unbearbeitete Scans,

• bei denen außer der reinen Digitalisierung keine weitere Verarbeitung erfolgt ist.

RAW-Daten sind somit:

• das Originaldokument,

• beziehungsweise dessen unveränderte digitale Abbildung.

Sobald an einem Scan über die reine Digitalisierung hinaus eine weitere Verarbeitung erfolgt, handelt es sich um Halbfertiges Material.

 

Halbfertiges Material (Verarbeitungsphase)

Als halbfertiges Material gelten digitale Dateien,

• die nach dem RAW-Zustand entstehen,

• bei denen über die reine Digitalisierung hinausgehende Verarbeitungsschritte erfolgen,

• die noch nicht als endgültig gelten
  und weitere Bearbeitung erfordern
  (z. B. Strukturierung, Aufteilung, Zusammenführung, Zusatzleistungen).

Halbfertiges Material:

• liegt als eigenständiger Datenbestand während der Verarbeitung vor,

• stellt einen reinen Arbeitszustand dar,

• gilt nicht als finales, übergabefertiges Ergebnis.

Für halbfertiges Material besteht keine eigenständige Speicherfrist.
Sein weiterer Verbleib ist stets das Ergebnis einer bewussten Entscheidung:

• entweder wird es weiterverarbeitet und wird fertiges Material,

• oder es wird gelöscht.

 

Fertiges Material (Endergebnis)

Als fertiges Material gelten digitale Dateien,

• die sämtliche vereinbarten Verarbeitungsschritte durchlaufen haben,

• den abgestimmten Anforderungen entsprechen,

• und zur Übergabe bereit sind.

 

Standardmäßige Speicherfristen

Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, gelten folgende Fristen:

• RAW-Daten: bis zu 30 Tage

• fertiges Material: bis zu 90 Tage

Halbfertiges Material unterliegt keiner eigenen Speicherfrist, da es ausschließlich während der aktiven Verarbeitung als temporärer Arbeitszustand existiert.

Die Speicherung dient ausschließlich:

• der Durchführung der Verarbeitung,

• der sicheren Übergabe,

• der Bearbeitung technischer Rückfragen,

• sowie dem ordentlichen Abschluss des Projekts.

Rechnungs- und steuerrelevante Unterlagen werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.

 

Löschung

Nach Ablauf der jeweiligen Speicherfristen werden RAW-Daten und fertige Materialien im Rahmen eines bewussten Löschprozesses endgültig entfernt.

Halbfertiges Material:

• wird nach Abschluss der Verarbeitung

  • entweder weiterverarbeitet und damit fertiges Material,

  • oder gezielt gelöscht,

• eine automatische Archivierung findet nicht statt.

Die Löschung:

• ist nicht wiederherstellbar,

• erfolgt ohne gesonderte Benachrichtigung,

• und entspricht den geltenden Datenschutzgrundsätzen.

 

Entscheidungsrecht des Kunden

Der Kunde hat jederzeit das Recht, von den standardmäßigen Speicherregelungen abzuweichen.

Der Kunde kann verlangen:

• dass RAW-Daten und/oder fertige Materialien nicht gespeichert werden,

• dass Daten unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht werden,

• oder eine individuell abgestimmte Lösung.

 

Entsprechende Erklärungen erfolgen im Rahmen der Beauftragung schriftlich.

 

Archivierung

Archivierung ist kein Bestandteil der Grundleistungen.
Eine längerfristige Aufbewahrung erfolgt ausschließlich auf Basis einer gesonderten Vereinbarung.

Archivierung findet nur statt, wenn:

• der Kunde dies ausdrücklich wünscht,

• Umfang und Bedingungen vorab abgestimmt wurden,

• und die Archivierungsleistung akzeptiert wurde.

 

Sicherheit und Zugriff

Der Zugriff auf Dokumente und Daten ist ausschließlich den für die Verarbeitung erforderlichen Systemen von AeternDocu vorbehalten.

Die Verarbeitung erfolgt:

• in geschützten Umgebungen,

• mit Zugriffsbeschränkungen,

• ohne Weitergabe an externe Dritte.

 

Bezug zu rechtlichen Dokumenten

Diese Seite beschreibt die operative Datenpraxis von AeternDocu. Die rechtlich verbindlichen Regelungen finden sich in den Dokumenten AGB und Datenschutz, die die rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung bilden.

Die Voraussetzungen für den Beginn der Verarbeitung sowie die Regelungen zum Projektstart
sind auf der Seite Ablauf & Zusammenarbeit beschrieben.

 

Zusammenfassung

• die Verarbeitung erfolgt in drei klar definierten Datenzuständen

• RAW-Daten bezeichnen ausschließlich unverarbeitete Scans

• halbfertiges Material ist ein bewusster Arbeitszustand

• Speicherung ist zeitlich begrenzt und zweckgebunden

• Archivierung erfolgt nur auf ausdrückliche Vereinbarung