Metadaten – wenn der Dateiname nicht mehr ausreicht

Wenn ein Dokument digitalisiert ist, wirkt erst einmal alles stimmig.Der Dateiname ist eindeutig, das PDF ist per OCR durchsuchbar, auf den ersten Blick passt alles.

Da stellt sich ganz logisch die Frage:Warum braucht man dann überhaupt noch Metadaten?

Ein guter Dateiname hilft – aber nur bis zu einem gewissen Punkt

Ein sauber benannter Dateiname ist viel wert. Man erkennt schnell, worum es geht, und findet sich im Ordner leichter zurecht.

Gleichzeitig ist ein Dateiname immer begrenzt. Er ist kurz, folgt meist keinem festen Schema und wird mit der Zeit uneinheitlich.

Ein kleiner Unterschied in der Benennung, ein Tippfehler oder eine andere Ablagelogik –und schon wird das Wiederfinden mühsamer.

OCR macht Inhalte durchsuchbar – aber nicht verständlich

OCR ist äußerst praktisch.Namen, Begriffe oder Daten lassen sich finden, sogar ohne die Datei zu öffnen.

Was OCR jedoch nicht leisten kann:Es versteht den Zusammenhang nicht.

Es weiß nicht,

• welche Rolle ein Dokument spielt,

• zu welchem Vorgang es gehört,

• wie wichtig es ist,

• oder warum es überhaupt aufbewahrt wird.

Man findet Text,aber noch keine Ordnung.

Genau hier kommen Metadaten ins Spiel

Metadaten sind keine Inhalte,sondern Informationen über ein Dokument.

Zum Beispiel:

• worum es geht,

• wann es entstanden ist,

• welchem Thema oder Vorgang es zugeordnet ist,

• oder in welchem Zusammenhang es steht.

Diese Informationen stehen nicht irgendwo im Text,sondern sind gezielt und strukturiert hinterlegt.

Was bringt das im Alltag?

Mit Metadaten sucht man nicht mehr nur nach einzelnen Wörtern,sondern nach Zusammenhängen.

Die Frage lautet dann nicht:

„Wo kommt dieser Name vor?“

Sondern eher:

„Zeig mir alle Dokumente, die zu diesem Thema gehören.“

Das Ergebnis ist keine zufällige Trefferliste, sondern eine übersichtliche Auswahl passender Unterlagen.

Was passiert ohne Metadaten?

Am Anfang meist gar nichts.Alles ist da, alles ist auffindbar.

Mit der Zeit jedoch:

• wächst die Anzahl der Dateien,

• ähneln sich die Namen immer stärker,

• liefern Suchanfragen zu viele Treffer.

Das Problem ist dann nicht,dass Informationen fehlen,sondern dass es zu viele davon gibt.

Metadaten sind kein Muss, sondern eine Hilfe

Nicht jedes Dokument braucht Metadaten.Das ist auch nicht der Anspruch.

Sinnvoll werden sie dort,wo Dokumente nicht für sich allein stehen,sondern Teil eines größeren Ganzen sind.

Wo Zusammenhänge wichtig sind,nicht nur einzelne Dateien.

Warum wir mit Metadaten arbeiten

Weil Digitalisierung für uns nicht bedeutet,dass Dateien einfach irgendwo abgelegt sind.

Es geht darum,sich später auch noch zurechtzufinden.

Ein guter Dateiname und OCR sind eine sehr gute Basis.Metadaten helfen dabei, das Gesamtbild zu ordnen.

Nicht immer notwendig –aber genau dann wertvoll,wenn Übersicht und Klarheit gefragt sind.