OCR – warum es sinnvoll ist, wenn Dokumente durchsuchbar sind

OCR – warum es sinnvoll ist, wenn Dokumente durchsuchbar sind

Wenn papierbasierte Dokumente gescannt werden, entsteht in der Regel eine PDF-Datei. Viele gehen davon aus, dass es sich dabei bereits um ein Textdokument handelt, ähnlich wie eine .docx-, .txt- oder .rtf-Datei.

Auf den ersten Blick passt das auch: Das Dokument ist vorhanden, kann gespeichert, weitergegeben und später jederzeit wieder geöffnet werden.

In Wirklichkeit besteht ein solches PDF jedoch oft nur aus einem Bild. Der Text ist sichtbar, aber für den Computer nicht direkt nutzbar.

Genau hier kommt OCR ins Spiel.

Was bedeutet OCR – ganz einfach erklärt

OCR (optische Zeichenerkennung) erkennt die Buchstaben in einem gescannten Dokument und erzeugt aus dem Bild lesbaren Text.

Das Ergebnis ist eine PDF-Datei, die nicht nur vorhanden ist, sondern deren Inhalt auch vom System verstanden werden kann.

Was heißt das im Alltag?

In einem per OCR verarbeiteten Dokument kann gesucht werden, und zwar nicht nur dann, wenn die Datei bereits geöffnet ist. Da der erkannte Text für das Betriebssystem lesbar ist, reicht eine einfache, integrierte Suche aus, um Wörter zu finden, solange sich das Dokument auf dem Computer befindet.

Das macht die Suche besonders komfortabel, vor allem dann, wenn man Monate oder sogar Jahre zurückgehen muss. Statt jede Datei einzeln zu öffnen, genügt eine Suche, und man beschäftigt sich nur noch mit den Dokumenten, in denen es tatsächlich Treffer gibt.

Wenn Suche allein nicht immer ausreicht

Mit wachsender Anzahl an Dokumenten hilft die Suche weiterhin sehr, gleichzeitig entsteht aber der Wunsch, nicht nur nach einzelnen Wörtern zu finden. Dann wird relevant, welche Dokumente zusammengehören, was miteinander verbunden ist und was als ein gemeinsames Thema oder ein Vorgang betrachtet werden sollte.

An diesem Punkt rücken neben dem Text nach und nach weitere Aspekte in den Vordergrund, zum Beispiel die zum Dokument gehörenden Metadaten.

Warum wird das mit der Zeit wichtiger?

Der Nutzen von OCR zeigt sich selten beim ersten Dokument. Er wird deutlich, wenn viele Dateien zusammenkommen und man sich nicht mehr genau erinnert, wo ein Name, ein Datum oder ein Begriff auftauchte.

Dann merkt man, wie viel einfacher es ist, wenn Dokumente nicht nur abgelegt, sondern tatsächlich durchsuchbar sind.

OCR als hilfreiche Ergänzung

OCR ist kein Wundermittel. Es schafft keine Ordnung von selbst und löst nicht jedes Problem.

Aber es erleichtert die Orientierung, reduziert langes Suchen und spart im Alltag viele kleine Handgriffe. Oft merkt man erst, wie praktisch es ist, wenn man sich einmal daran gewöhnt hat.

Warum wir uns mit OCR beschäftigen

Weil Digitalisierung für uns nicht nur bedeutet, dass „irgendwo eine PDF-Datei liegt“. Es geht auch darum, Inhalte später schnell wiederzufinden.

OCR ist dabei ein einfacher, aber sehr hilfreicher Schritt, der bereits bei der Verarbeitung berücksichtigt werden sollte. Das gilt auch dann, wenn Suchvorgänge nicht täglich stattfinden, sondern nur gelegentlich auftreten.

Gerade in solchen Momenten ist es angenehm, nicht alles erneut öffnen und prüfen zu müssen, sondern innerhalb weniger Sekunden zu wissen, wo es sich lohnt, weiterzuschauen.

An dieser Stelle wird oft auch gefragt, wie es sein kann, dass eine gescannte PDF-Datei ursprünglich „nur ein Bild“ ist und man darin trotzdem suchen oder Text markieren kann, oder warum sich der Text manchmal ungewohnt verhält.

Das ist kein Fehler und kein Widerspruch, sondern ergibt sich aus der Funktionsweise von PDF-Dateien. Darauf gehen wir in unserem Beitrag zum PDF/A-Format genauer ein und erklären dort auch den Unterschied zwischen Bild, Textebene und echten Textdokumenten.