Selbstbedienungs-Scanner und -Drucker – schnelle, gelegentliche Lösungen

An immer mehr Orten stehen Selbstbedienungs-Scanner und -Drucker. Man findet sie in Einkaufszentren, Geschäften oder Servicepunkten, und auf den ersten Blick wirken sie wie eine praktische Lösung.

Drucken, scannen, sich die Datei schicken, fertig. Schnell, einfach, bequem.

Wann funktioniert das gut?

Meist dann, wenn es nur um ein oder zwei Seiten geht, keine andere Möglichkeit zur Hand ist und man die Sache schnell erledigen möchte. In solchen Situationen liefern Selbstbedienungsgeräte genau das, was man erwartet: Sie sind sofort nutzbar und erfordern keine Vorbereitung.

Woran man selten denkt

Bei der Nutzung solcher Geräte macht man sich kaum Gedanken darüber, was mit dem Dokument während des Druck- oder Scanvorgangs passiert. Wo die Daten verarbeitet werden, wo sie zwischengespeichert sind, wie lange sie dort bleiben und wer darauf zugreifen kann.

Auf diese Fragen gibt es für Nutzer in der Regel keine klaren Antworten, weil der Fokus auf Schnelligkeit und Komfort liegt.

Nicht jedes Dokument ist gleich sensibel

Bei einer einfachen Notiz oder einer E-Mail zum Ausdrucken ist das meist unkritisch. Anders sieht es aus, wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten, wie zum Beispiel Name, Adresse oder Telefonnummer, oder wenn es sich um offizielle Unterlagen, Rechnungen oder Verträge handelt.

Dann spielt es sehr wohl eine Rolle, wo und in welcher Umgebung diese Dokumente verarbeitet werden.

Wofür diese Geräte gedacht sind – und wofür nicht

Zur Klarstellung: Selbstbedienungs-Scanner und -Drucker sind keine schlechten Geräte. Sie sind für das gedacht, wofür sie entwickelt wurden: für gelegentliche Nutzung, schnelles Drucken oder einfache Scanaufgaben.

Problematisch wird es, wenn die so erzeugten Dokumente später geordnet, wiedergefunden oder langfristig aufbewahrt werden sollen. Dafür sind diese Geräte nicht gedacht: Dateinamen entstehen zufällig, die Qualität variiert und die Weiterverarbeitung erfolgt ohne klare Struktur.

Was diesen Lösungen fehlt

In der Regel gibt es keine einheitliche Verarbeitungslogik, keine konsequente Benennung und keine durchdachte Ablagestruktur. Das Dokument ist zwar erstellt, hat aber keinen festen Platz im weiteren Umgang.

Kurzfristig fällt das kaum auf, langfristig führt es jedoch zu immer mehr kleinen Schwierigkeiten.

Warum wir uns mit diesem Thema beschäftigen

Weil Digitalisierung und Archivierung nicht nur eine technologische Frage sind. Der Prozess endet nicht damit, dass etwas gedruckt oder gescannt wurde.

Entscheidend ist auch, dass Dokumente später leicht wiederzufinden sind, eindeutig zugeordnet werden können und keine neuen Fragen aufwerfen. Selbstbedienungslösungen sind nicht dafür gedacht, und man sollte das auch nicht von ihnen erwarten.

Ein Gedanke zum Schluss

Schnelligkeit ist oft ein gutes Argument. Es gibt jedoch Situationen, in denen es sinnvoll ist, einen Schritt zurückzugehen und zu überlegen, wo und wie ein Dokument entsteht.

Langfristig zählt das mehr, als eine Aufgabe im Moment möglichst schnell erledigt zu haben.