PDF/A – langfristig gedacht

Wenn aus einem Dokument eine PDF-Datei entsteht, geht es meist darum, dass sie einfach „da ist“. Man kann sie speichern, weitergeben und später wieder öffnen. In vielen Fällen funktioniert das auch problemlos.

Mit der Zeit taucht jedoch eine andere Frage auf: Wird sich dieses Dokument später genauso öffnen lassen und genauso aussehen wie heute?

PDF ist ein gutes Format – nur nicht immer für denselben Zweck

PDF wird so häufig genutzt, weil es zuverlässig ist, weit verbreitet und praktisch überall geöffnet werden kann. Für den Alltag ist das in den meisten Fällen völlig ausreichend.

Nicht jede PDF-Datei wird jedoch für denselben Zweck erstellt. Manche sind für den schnellen Austausch gedacht, andere sollen auch nach Jahren noch unverändert verfügbar sein. Dieser Unterschied ist auf den ersten Blick nicht sichtbar, spielt aber langfristig eine Rolle.

Was ist PDF/A?

PDF/A ist kein neues Dateiformat, sondern eine PDF-Variante, die speziell für die langfristige Aufbewahrung gedacht ist.

Das Prinzip ist einfach: Alles, was für die Darstellung benötigt wird, ist in der Datei enthalten. Sie ist nicht von externen Schriftarten oder zusätzlichen Elementen abhängig und verändert sich nicht dadurch, mit welchem Programm oder auf welchem System sie geöffnet wird.

Das bedeutet, dass das Dokument auch später noch genauso aussieht wie zum Zeitpunkt seiner Erstellung.

Warum fällt das am Anfang kaum auf?

Weil mögliche Probleme nicht sofort auftreten.

Ein frisch erstelltes Dokument lässt sich öffnen, lesen und verwenden, ohne dass etwas auffällt. Die Frage stellt sich eher dann, wenn Jahre vergangen sind, ein anderer Computer genutzt wird, ein anderes Programm im Einsatz ist oder das Dokument aus einem älteren Archiv hervorgeholt wird.

Erst dann zeigt sich, wie gut die ursprüngliche Entscheidung für das Format war.

Was hat das mit OCR zu tun?

An dieser Stelle entsteht oft Verwirrung: Wenn eine gescannte PDF-Datei ursprünglich nur aus einem Bild besteht, wie kann man darin trotzdem suchen oder Text markieren?

Der Grund ist, dass OCR das Bild nicht in echten Text umwandelt, sondern eine unsichtbare Textebene darüberlegt. Das Bild bleibt ein Bild, der erkannte Text liegt als separate Ebene darüber.

Deshalb ist eine Suche möglich, aber die Datei verhält sich dennoch nicht wie ein Word-Dokument.

PDF/A im Alltag

PDF/A verändert den Inhalt eines Dokuments nicht, fügt keine neuen Funktionen hinzu und ist nicht „besser“ im alltäglichen Sinne.

Es ist jedoch berechenbarer, für die Archivierung geeignet und auf lange Sicht eine ruhigere Lösung, wenn Dokumente über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Das macht sich vor allem dann bemerkbar, wenn Unterlagen nicht nur kurzfristig, sondern auch später noch gebraucht werden.

Nicht jedes Dokument braucht PDF/A

Wichtig ist: Nicht jede Datei muss als PDF/A gespeichert werden.

Für kurze Notizen oder temporäre Unterlagen wäre das unnötig. PDF/A ist dort sinnvoll, wo ein Dokument nicht nur für den Moment gedacht ist, später noch relevant sein kann und möglichst unverändert erhalten bleiben soll.

Warum wir uns mit PDF/A beschäftigen

Weil wir nicht nur digitalisieren, sondern auch langfristig denken.

Für uns endet die Digitalisierung nicht damit, dass ein Dokument „eingescannt ist“. Ebenso wichtig ist, dass es sich später genauso öffnen lässt wie heute.

PDF/A bietet dafür eine verlässliche Grundlage. Es ist ein Format, das nicht für den Augenblick gedacht ist, sondern dafür, dass es auch in Jahren keine Fragen zur Darstellung gibt.

Gerade dann, wenn Unterlagen nur selten benötigt werden, ist es angenehm, wenn sie im entscheidenden Moment ohne Probleme geöffnet werden können.